5.1材料-材料采购管理

说明：材料采购管理(Material Purchase Management)是Ming系统管理重要组成部分(注：材料采购及库存管理模块可以在项目建立后单独运行)，材料管理业务流程在系统中可以和支出合同、支付、成本管理等数据进行集成。材料采购和库存管理是工程项目管理的关键，管理结果直接关联利润。

Part A.材料目录
材料采购及仓库管理必须先维护好材料目录，材料预算、采购计划、采购申请、采购合同、采购订单，包括集中采购模块，仓库管理模块，材料名称以及分类信息均需从材料目录中读取。

5.1.1.1添加/编辑材料类别
点击顶部导航菜单”Material”,在左侧导航菜单栏中，点击”Material Catalog”,进入到材料目录列表页面。点击”Title of classifcation”区域的”+ Add”按钮新增，或者将鼠标移动到相应分类行末的”…”,在弹出的链接中点击”Edit”、”Add subclass”、”Delete”,进行维护。在右侧区域点击”+ Add”按钮进行材料新增，或点击相应材料行尾链接进行相应操作与维护。

5.1.1.2添加/编辑材料详情
在弹出的修改或新增界面中,填写相应参数资料详情，选择合适的计价单位和材料类别，填写完成后点击”Save”按钮保存。

5.1.1.3从xlsx文档中导入材料目录

先点击”Download template”,保存模板，根据模板中的字段名维护好材料目录数据后，点击”Click or drag file to this area”上传，导入材料目录。若导入时页面报错，请检查Execl是否含有宏和其他代码或者不可识别代码、图片等，是否修改了字段值，是否超出了5M文件大小，再进行上传。
若继续报错，请截图邮件联系我们以获得技术支持(web@mingjiancloud.com)。

5.1.1.4导出材料目录

Part B.材料预算
注意:
1.当您的组织购买”Cost”成本模块，同时该项目启用成本控制时，请到”Cost-Target Cost-Cost preparation”进行材料预算成本编制。
2.材料预算编制后，当进行材料的计划、申请、订单、合同签订时，或者进行采购结算时，会自动统计总量/总价，并提示是否超出预算。

step1.选择项目 进入材料管理模块后点击”Material Budget”后，需要选择项目；选择项目后，点击”+ Add”按钮进行新增材料预算。每个项目只能提交一条材料预算信息，当需要修改时，请点击列表显示前蓝色锁，解锁后再进行修订。
(解锁时未完成审批表单不能解锁，请先完成审批)

预算编制：

Part C.材料计划
材料计划对于大型项目而言，需要按月制定采购计划。材料计划一般情况对应一份单价控制的框架合同(也可以对应下文中的采购合同)，它可以是由一家供应商提供服务，也可以是多家供应商提供服务。但不论是材料计划还是采购申请或者采购合同，在系统管理资金安全角度来看，在确认采购入库时需要通过采购订单进行确认。同时请留意预算数量，及累计采购数量。

材料计划编制：
材料计划编制时，除非全部列出的材料是指定供应商供应，请不要选择供应商，否则会导致生成采购订单时只能选择指定供应商。

Part D.材料申请
材料申请一般用于计划外场景，或者临时性对公采购，个人现金采购等情形。物品价值较小，参数简单，且不需要复杂售后服务。对于不在材料预算包含范围内的材料，或者属于临时性的施工变化或变更签证增加的材料，建议先调整材料项目，由于它们会影响项目利润，请谨慎控制总量总价和预算成本，避免超出预算且无签证情况增加材料费用支出。

Part E.材料采购合同
材料合同一般用于有预付款，进度款和质保款的材料采购，因为涉及到复杂的款项支付和材料设备复杂参数及维保服务相关内容，需要使用合同来明确买卖双方责任和义务。

step1.点击右上角齿轮图标，进入后台参数管理。点击左侧导航栏”Parameter setting”,进入参数设置功能，选择”Project level”。在页面项目选择区选择对应项目，点击”Material Control”进入设置界面，点击选中”Enable”,再点击页面底部的右下角”Save”保存，以确认开启系统材料管控功能。

step2.再点击页面导航”Material”，进入”Material-Purchase Management-Purchase Contract”,在项目选择区选择相应项目，点击右上角”+ Add”,打开采购合同新增内容填写界面。

setp3.在合同新增内容页面，填写采购合同客户方名称(即图示PROJECT A项目的签约公司)，选择合同供应商(不在列表中先进行分包商/供应商维护)，选择后会自动引入供应商联系资料。在合同类型”Contract Type”中选择”Material Procurement”后，会出现Material detail填写区域。

step4.点击”+ Select Material”进入材料选择页面，可以选择材料计划中的部分或者全部材料，也可以不选择材料计划中的材料.请在”Add-On details”中根据实际情况填写附加费用。若协议中包含”Payment plan”部分，请如实填写，同时上传已确认的合同文稿和相关附件材料。最后保存提交审批。

注意填写材料明细中的”Tax rate”,否则可能无法正常保存表单，若没有税请选择0%。
(没有出现需要选择的税率，请截图邮件我们web@mingjiancloud.com)

材料合同因为受到某些因素影响，可能实际采购的材料和服务量、价、总价需要变更，并在采购过程中进行调整，便可使用采购订单变更进行登记和记录。

在打开页面，选择需要变更的合同，填写变更订单内容、变更明细，提交审批。

Part E.材料订单

采购订单三种类型：
1.个人现金采购 适合无合同，参数规格简单的辅材，配件材料，或通用材料，临时情况由采购人使用现金购买后走报销流程的业务场景.
2.合同采购 适合签署了采购合同或集采合同，使用采购订单确认项目当前需要的使用材料数量及采购清单，由供应商依合同履约的业务场景，后续由公司财务对公付款。
3.对公零星采购 适合未签署采购合同，使用采购订单确认项目当前需要的使用材料数量及采购清单，由经常配合的供应商送货后再进行结算的业务场景，后续由公司财务对公付款。
step1.点击页面导航”Material”，进入”Material-Purchase Management-Purchase Order”,在项目选择区选择相应项目，点击右上角”+ Add”,打开新增采购订单填写界面。

step2.打开采购订单编辑页面，填充和选择相应数据。

1.这里的签约公司可以灵活选择，目的是为打印采购订单时，采购订单页面出现合适的签约公司的抬头。因为大型建筑公司大多会有专业的采购公司来配合项目采购。
2.请选择合适的采购类型，这里以合同采购进行演示。这种情形零星对公采购也可以同样操作。但个人现金采购涉及到财务的报销流程，请在报销流程中查阅操作指南。
3.选择相应的材料供应商。可以根据需要选择采购合同、采购申请、材料采购计划，点击”Material detail“区域中的”+Add“,它们会出现在可勾选界面。

step3.在材料添加页面，请根据需要勾选”In Contract” 、”In Plan” 、”In Application”，将出现的材料明细中进行勾选。点击”confirm“回到明细编辑页面。

step4.请按需要填写采购订单，确认材料数量。注意填写材料明细中的”Tax rate”,否则可能无法正常保存表单，若没有税请选择0%。如果有附加费用可以点击”+ Add“或者使用”Surcharge import“引入合同附加费。
(没有出现需要选择的税率，请截图邮件我们web@mingjiancloud.com)

step5.保存提交审批并通过后，在”Material-Purchase Management-Purchase Order”订单列表页面，找到相应的采购订单记录，点击”purchase order subject”下的记录，查看提交后的采购订单。点击左下角出现的”print purchase order“进入订单打印页面。

step6.查看生成的”print purchase order“页面，确认相关信息无误后，打印订单盖章签署后，用于衔接线下采购事宜。

THE END

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